ملخصات ذكية قد تحدث ثورة في تحسين أداء الموظفين

2019-12-16
14:36

ملخصات ذكية قد تحدث ثورة في تحسين أداء الموظفين

في الآونة الأخيرة برز نقاش جاد بين وجهتي نظر حول دور التكنولوجيا في حياة الإنسان. وفيما تقول الأولى إن التكنولوجيا تساهم في تبسيط مهام الحياة الشخصية بدرجة غير مسبوقة، ترى الثانية بأنها رفعت مستوى تعقيد المهام المطلوبة في العمل. وبين وجهتي النظر تشير الدراسات إلى أن الموظف العادي يقضي نحو 65 في المئة من وقته يومياً في تنفيذ مهام العمل وعقد الاجتماعات، و20 في المئة بالبحث عن المعلومات، و15 في المئة فقط في القيام بوظيفته فعلياً، وتنفيذ المهام التي يتلقى راتبه في مقابل القيام بها.

ولأن التكنولوجيا، التي كان من المفترض أن تقوم بتبسيط مهام العمل، جعلت الأمر أكثر تعقيداً، أعلنت شركة "سيتركس سيستمز" عن طرحها لحزمة من المزايا والخصائص الجديدة المتعلقة بمنصة Citrix Workspace، والتي تتضمن ملخصات ذكية مصممة بهدف تبسيط مهام العمل من خلال القضاء على الضوضاء الرقمية، وتحسين مستوى أداء العمل اليومي لكل موظف، وذلك عبر تنظيم وتوجيه وأتمتة مهام العمل بطريقة ذكية وشخصية، ما يمكن الموظفين من التركيز على تنفيذ ما يقومون به وتحقيق نتائج أفضل.

الانسيابية وسبل تحقيقها

إن مراجعة لطريقة أداء الموظفين خلال يوم العمل العادي توضح أنهم يستخدمون أكثر من 10 تطبيقات لإنجاز العمل، وغالباً ما يستعينون بمجموعة من التطبيقات لا يقل عددها عن 4، وذلك لمجرد إكمال عملية تجارية واحدة مثل تقديم التكاليف أو الحجز للسفر أو تقديم طلبات الشراء أو الموافقة على الإجازات، وعليه يقضون 20 في المئة من وقتهم على الأقل في البحث عن المعلومات التي يحتاجونها لأداء أعمالهم. كذلك تتم مقاطعتهم برسالة نصية، أو دردشة، أو أي نوع من أنواع التنبيهات الأخرى بعدد 1,110 مرات في اليوم، أو كل دقيقتين تقريباً.

ويعلّق نائب الرئيس التنفيذي للاستراتيجيات وكبير موظفي التسويق لدى شركة "سيتركس" تيم ميناهن على هذه النقطة قائلاً: "عند جمع زمن عناصر تشتيت الانتباه كافة، سيتبقى لدينا 1.2 ساعة فقط من زمن العمل المتواصل (من دون انقطاع) في اليوم الواحد، وذلك للتركيز على أداء مهام العمل التي من شأنها جني القيمة". وذلك على أساس "أننا نعتمد كمستهلكين عصريين على الكثير من عناصر المساعدة المريحة كاستخدام مواقع مثل انستغرام أو خدمة تاكسي مريحة مثل (أوبر) كي نتمكن من تنظيم وإدارة حياتنا، حيث بإمكاننا إنجاز ما خططنا القيام به بمجرد نقرة واحدة. لكن عند وصولنا إلى مكان العمل، يتم استبدال هذه التجارب المبسطة والشخصية بالتقنيات المصممة من قبل الشركة، والتي عادةً ما ترهقنا أثناء الاستخدام، وتُبطئنا في أداء مهامنا، وتقاطع عملنا باستمرار، وتمنعنا من القيام بأي عمل ذو قيمة".

تمكين مستقبل العمل

هذا الروتين المتبع على صعيد العمل في طريقه إلى التغيّر بحلول العام 2021، إذ تشير توقعات شركة "آي دي سي" لأبحاث السوق أن 60 بالمائة من الشركات المدرجة ضمن قائمة "غلوبال 2000" ستعتمد نماذج بيئات عمل في المستقبل (بحيث تكون مرنة، وذكية، وتشاركية على صعيد البيئة الافتراضية والمكانية)، وذلك بهدف تحسين مستوى تجربة وإنتاجية الموظف، مع اعتماد 10 في المئة منهم بيئات العمل كخدمة. وستقف شركة "سيتركس" بطليعة موجة التحول هذه. (تقرير "فيوتشر سكيب" من "آي دي سي": مستقبل العمل في العالم للعام 2019).

وفي هذا السياق، يشير المحلل شانون كالفار من شركة "آي دي سي" لأبحاث السوق إلى أن "مستقبل العمل في الفترة الأخيرة أصبح من المواضيع ذات الاهتمام المشترك لدى مجموعة واسعة من شركات توريد التكنولوجيا والخدمات. وبإمكان البعض منهم معالجة هذا الموضوع بوضوح، إلا أنهم بحاجة إلى تطبيق منهجية تجمع ما بين بيئة العمل بحد ذاتها، وتقنيات المحاكاة الافتراضية للتطبيقات/العملاء، وذلك كي يتمكنوا من تقديم بيئة العمل العملية".

تحسين مستوى أداء عمل الموظف

بفضل منصة Citrix Workspace، ستتمكن الشركات من تحسين مستوى أداء يوم العمل لكل موظف، وذلك عبر تنظيم وتوجيه وأتمتة مهام العمل بطريقة ذكية وشخصية، ما يمكنهم التركيز على تنفيذ ما يقومون به على أفضل وجه، وبالتالي تحقيق الأفضل. ويوضح ميناهن أنه "بالنتيجة، يرغب جميع الموظفين بإتقان أعمالهم. وبفضل منصة Citrix Workspace، سيتمكن أصحاب العمل من تمكين موظفيهم تحقيق ذلك عبر تحريرهم من المهام التي تستنزفهم، وذلك كي يتمكنوا من التركيز على بناء مهاراتهم، والمشاركة في العمل بشكل أكبر".

تجربة مستقلة ذكية

تتيح منصة Citrix Workspace للمؤسسات إمكانية إنشاء تجربة مستقلة وموحدة تتسم بالذكاء والأمان بواسطة التطبيقات والبيانات، فهي مجهزة بمجموعة كبيرة من التقنيات المبتكرة كالتعلّم الآلي والتطبيقات الصغيرة. ما يعزز مستوى الاستفادة من عمليات دمج التطبيقات الأكثر استخداماً في العالم، بما فيها تطبيقات "أريبا"، و"كونكر"، و"ساكسس فاكتور" من "إس إيه بي"، و"ديناميكس" و"باور بي آي" و"تيمز" من "مايكروسوفت"، و"درايف" و"كالندر" و"دايركتوري" من "غوغل جي-سوت"، وتطبيقات "سيلس فورس" و"وورك داي"، و"جيرا" من "أتلاسيان"، وتطبيقات "زين ديسك" و"سيرفيسناو"، وأكثر من 100 تطبيق صغير تمت تهيئته بشكل مسبق، والكثير من المزايا والخصائص الذكية الجديدة، التي ستمكن الشركات من:

أتمتة المهام المتكررة البسيطة.
استخلاص المهام والأفكار الأكثر فائدة وغنى من أنظمة التسجيل، وتقديمها ضمن ملخصات ذكية للمستخدمين كأفراد عاملين على أي جهاز أو قناة.
وضع خطوات مستقلة بهدف تبسيط تنفيذ المهام الاعتيادية، مثل تكاليف الإيداع، وطلب الإجازات، وتقديم طلبات الشراء، وغيرها الكثير.
إنشاء انسياب شخصي للعمليات يرتبط بالموظفين كأفراد، وفقاً للسياق والذكاء، كي يتاح لهم الحد من زمن تنفيذ المهام البسيطة، والتركيز على العمل ذو القيمة.

بالإضافة إلى ذلك، بإمكان الشركات ربط منصة Citrix Workspace مع أنظمتها المحلية القديمة، وإنشاء تطبيقات تشاركية صغيرة، وعمليات أتمتة صغيرة باستخدام أدوات برمجية بسيطة.

ويقول كبير المسؤولين التقنيين بمركز البيانات، لدى شركة شاستر أند وليزر لتقنية المعلومات "مع" سيتركس"، بيرند دوش: "لدينا شريك في جانبنا يغطي جميع القضايا المهمة حول تقديم التطبيقات، وسطح المكتب، والبيانات. وفي السنوات القليلة المقبلة، سيستمر نمو الطلب المتزايد على سير العمل الآلي واستخدام الأدوات الذكية في شركات المحاماة. ويمكننا معالجة هذه المشكلات بالضبط باستخدام Citrix Workspace".

كذلك يمكن للشركات باستخدام "Citrix Workspace" إزالة التعقيدات من العمل وخلق تجربة شخصية للغاية تُمكن الموظفين من أن يكونوا أكثر إنتاجية واستخدام للمهارات الخاصة التي تم توظيفهم من أجلها. وهذا بالضبط ما يهدف إليه شركاء "سيتركس" مثل "فوجي تسو" لمساعدتهم على القيام بهذا الأمر.

ويوضح المدير التنفيذي، نائب الرئيس الأول، رئيس مجموعة التسليم العالمية لدى شركة فوجي تسو Fujitsu"" تيم وايت أن "التغذية الذكية وتخصيص بيئات العمل التي قدمتها سيتركس إلى السوق مبتكرة حقاً وستعزز قدرتنا على مساعدة الشركات على تقديم تجربة عمل بسيطة تعزز تجربة وأعمال موظفيها ".

تكنولوجيا